Um die Zusammenarbeit in einem Pfarrverband zu ermöglichen, wird nach der Gründung ein Gremium gebildet, in dem wichtige Fragen, wie Messzeitengestaltung, gemeinsame Aktionen und pastorale Schwerpunktsetzungen besprochen werden. Vorsitzender des Pfarrverbandsrates im Pfarrverband Waidhofen – Ybbstal ist Pfarrer Christian Poschenrieder, der Leopoldine Hirtenlehner, PGR-Obfrau der Pfarre Konradsheim, zu seiner Stellvertreterin ernannte. Weiters gehören diesem Gremium die hauptamtlichen Mitarbeiter/innen, sowie die PGR-Obleute und je zwei von den Pfarrgemeinderäten der einzelnen Pfarren entsendete Mitglieder an.
Der Pfarrverband Waidhofen – Ybbstal gibt bereits ein gemeinsames Pfarrblatt heraus, das zweimal im Jahr erscheint, und auch mit der gemeinsamen Sternwallfahrt auf den Sonntagberg im Mai wurde bereits ein Zeichen der Zusammengehörigkeit gesetzt. Im September wird es eine gemeinsame Wallfahrt nach Maria Laach und Stift Melk geben, wo ebenfalls die Gelegenheit besteht, Pfarrangehörige aus anderen Pfarren kennenzulernen und sich zu vernetzen.